Ploegplanning met onderaannemers

Bijna elk bouwbedrijf begint met een whiteboard. Namen in de linkerkolom, dagen erboven, magneten of stiften ertussen. Dat werkt uitstekend, tot het moment dat er iets verandert. En er verandert altijd iets: iemand meldt zich ziek, de kraan komt een dag later, de klant belt dat hij vrijdag niet thuis is.

Vanaf dat moment leeft de planning niet meer op het bord maar in appjes. En in appjes staat nooit de hele waarheid, want er zijn drie groepen, twee onderaannemers hebben hun eigen nummer en de uitvoerder heeft het bericht om kwart over zeven gestuurd toen de eerste bus al reed.

Waarom plannen op naam vastloopt

De meeste planborden en agenda's werken met personen. Elke medewerker een rij, elke klus een blokje. Voor een bedrijf met vier man werkt dat prima. Daarboven ontstaan er drie problemen.

Je plant twintig keer hetzelfde

Een aanbouw van drie weken met vier man is niet één blokje, dat zijn zestig blokjes. Verschuift het werk een week, dan moet je zestig keer slepen. Bij plannen op ploeg is dat één handeling.

Vervanging kost je een halve ochtend

Als Kevin ziek is en Tim neemt het over, moet je alle klussen van Kevin nalopen. Bij een ploeg vervang je één lid en klopt de rest vanzelf, want de klus hangt aan de ploeg, niet aan de persoon.

Onderaannemers vallen buiten het systeem

Dit is de grootste. Onderaannemers zitten meestal niet in je planningssysteem, want ze zijn geen medewerker en je wilt ze geen inzage geven in je hele bedrijf. Dus staan ze in een aparte lijst, of helemaal nergens. Precies de partij die je het minst in de hand hebt, staat buiten de planning die je maakt.

Plannen op ploeg: hoe het wel werkt

Een ploeg is een groepje mensen dat samen naar een klus gaat. Wie erin zit kan wisselen, wat de ploeg doet blijft hetzelfde. Zo werkt het op de bouwplaats ook: de mannen van Mark doen de ruwbouw, de mannen van Rob de verbouw, de stukadoor komt erbij als het zover is.

Wat je nodig hebt om dat in software te laten kloppen:

• Eigen mensen en onderaannemers door elkaar in dezelfde ploeg. De stukadoor die drie dagen meedraait op de aanbouw hoort in die ploeg, ook al staat hij niet op je loonlijst.
• Een voorman per ploeg die de contactpersoon is en de werkbon aftekent.
• Een kleur per ploeg zodat je in één oogopslag ziet wie waar zit.
• Wisselende samenstelling zonder dat de planning omvalt. Iemand toevoegen of weghalen mag geen gevolgen hebben voor de klussen die er al staan.
• Je eigen woord ervoor. Ploeg, team, equipe, koppel. Als het systeem een ander woord gebruikt dan jouw mensen, wordt het niet gebruikt.

De vraag die iedereen vergeet: hoe komt de man erbij?

Hier gaat het bij de meeste invoeringen mis. Je kunt de mooiste planning maken, maar als de monteur hem niet ziet, verandert er niets. Er zijn drie manieren, en de beste bedrijven gebruiken ze alle drie naast elkaar.

1. Een eigen scherm op de telefoon

De monteur logt in en ziet alleen zijn eigen ploeg en zijn eigen klussen. Geen omzetcijfers, geen marges, geen andere projecten. Adres, contactpersoon, wat er moet gebeuren, en de knop om zijn uren te starten. Wie meer ziet dan hij nodig heeft, gaat het minder gebruiken, niet meer.

2. Een abonnement in zijn eigen agenda

Dit wordt onderschat. Als de planning als agenda-abonnement in de telefoon van de uitvoerder staat, ziet hij het naast zijn tandartsafspraak, met een melding een half uur van tevoren. Hij hoeft niets te openen. Verzet jij de klus, dan verspringt de afspraak vanzelf.

3. Bericht bij wijziging

Alleen bij wijzigingen, niet bij elke planning. Anders wordt het ruis en zet iedereen het uit. Verzet je een klus of wissel je een ploeg, dan gaat er een bericht naar de mensen die het aangaat, en niet naar de rest.

De onderaannemer: meer dan een naam in de agenda

Een onderaannemer inplannen is niet hetzelfde als een medewerker inplannen. Er hangt papierwerk aan vast dat je op orde wilt hebben voordat hij het terrein op komt.

• Geldige verklaringen. Denk aan de WKA-verklaring en de inschrijving bij de Kamer van Koophandel. Je wilt dat het systeem waarschuwt als iets verloopt, niet dat je erachter komt tijdens een controle.
• Afgesproken tarief. Zodat de nacalculatie klopt en je niet achteraf gaat zoeken wat je ook alweer had afgesproken.
• G-rekening. Als je met een g-rekening werkt, wil je het percentage bij de partij vastliggen in plaats van in iemands hoofd.
• Een eigen portaal. Hij ziet zijn opdracht, laadt zijn foto's, meldt gereed en ziet zijn eigen facturen. Verder niets. Zo betrek je hem in het proces zonder je hele bedrijf open te zetten.

Een onderaannemer die zelf gereed kan melden met foto's erbij, scheelt je twee telefoontjes per klus en levert je bewijs op voor het dossier. Dat is dezelfde handeling met een andere uitkomst.

Waarschuwingen die je wilt hebben

Een planning die alleen toont wat er staat, is een tekening. Een planning die meedenkt, voorkomt fouten. Dit zijn de vier signalen die het meest opleveren.

1. Dubbel gepland. Iemand staat op twee klussen tegelijk. Klinkt basaal, gebeurt wekelijks, vooral bij mensen die in meerdere ploegen meedraaien.
2. Verlof of ziekte. Je plant iemand in die vrij heeft. Als het verlof in hetzelfde systeem staat, weet de planning het.
3. Te weinig mensen. De klus vraagt vier man, de ploeg heeft er drie. Beter nu weten dan maandagochtend.
4. Materiaal niet binnen. Als de voorraad weet dat de kozijnen pas donderdag komen, hoort de planning te melden dat woensdag beginnen geen zin heeft.

De schouwing hoort er ook in

Een detail dat vaak wordt vergeten: de opnames en schouwingen staan meestal in een andere agenda dan de uitvoering. Terwijl het dezelfde week is, dezelfde auto's en soms dezelfde mensen.

Zet ze in dezelfde planning, met een filter per persoon. Bij twee of drie schouwers wil je kunnen kijken naar alleen de agenda van Peter, zonder dat de uitvoeringen van vier ploegen ertussen staan. En als je een schouwing verzet, hoort de klant automatisch bericht te krijgen met de nieuwe datum, in dezelfde opmaak als de eerste bevestiging. Dat scheelt je het telefoontje van een klant die om acht uur thuis zit te wachten.

Zo voer je het in zonder gedoe

De praktische volgorde die bij onze klanten het beste werkt:

1. Zet eerst je mensen erin, met hun functie en hun verlof.
2. Maak de ploegen zoals ze in het echt bestaan, niet zoals ze op papier zouden moeten zijn. Twee ploegen die kloppen is beter dan vijf die niemand herkent.
3. Voeg je onderaannemers toe met hun gegevens en verklaringen, en zet ze in de ploeg waar ze meedraaien.
4. Plan één week vooruit in het nieuwe systeem, terwijl het whiteboard nog hangt. Vergelijk vrijdag wat er verschilt.
5. Zet de tweede week het bord weg en laat de mensen op hun telefoon kijken. Vraag na een week wat er niet klopte en pas dat aan.

Verwacht in die eerste twee weken weerstand van de mensen die het bord het langst gebruiken. Dat is normaal. Het keert meestal om zodra iemand voor het eerst niet naar het verkeerde adres rijdt omdat de wijziging vanzelf op zijn telefoon stond.

Kort samengevat

Plan op ploeg in plaats van op naam, zet je onderaannemers in dezelfde ploegen als je eigen mensen, en zorg dat iedereen zijn planning op zijn telefoon heeft via een eigen scherm en een agenda-abonnement. Laat het systeem waarschuwen bij dubbel plannen, verlof, te weinig mensen en materiaal dat er nog niet is. En zet je schouwingen in dezelfde agenda, met een filter per persoon.

Zo werkt de ploegplanning in Brixio. Wil je zien wat er daarna met de uren en het meerwerk gebeurt, lees dan verder over meerwerk vastleggen.